Digitale Prüfprotokoll-Verwaltung für Prüfservice-Anbieter

Professionelle Softwarelösung für Prüfdienstleister zur effizienten Prüfung und Dokumentation von Anschlageinrichtungen. Steigern Sie Ihre Produktivität und Servicequalität.

Die Herausforderung für Prüfdienstleister

Als Prüfservice-Anbieter prüfen Sie regelmäßig hunderte oder tausende Anschlagpunkte bei verschiedenen Betreibern. Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) schreibt wiederkehrende Prüfungen von Anschlageinrichtungen vor – in der Regel jährlich. Jede Prüfung muss dokumentiert werden, Mängel müssen klassifiziert und Prüffristen überwacht werden.

Typische Probleme bei manueller Prüfdokumentation:

✗Doppelarbeit: Handschriftliche Notizen vor Ort, später Übertragung ins System (10-15 Min. pro Anschlagpunkt)
✗Fehleranfälligkeit: Verwechslungen, unleserliche Handschrift, Tippfehler bei Übertragung
✗Mangelnde Übersicht: Prüffristen in Excel-Tabellen, keine automatischen Erinnerungen
✗Fehlende Historie: Frühere Prüfprotokolle nicht griffbereit, Entwicklung von Mängeln nicht nachvollziehbar
✗Ineffiziente Tourenplanung: Keine systematische Übersicht über anstehende Prüfungen je Standort
✗Zeitaufwändige Berichte: Manuelle Zusammenstellung von Prüfberichten und Mängelübersichten
✗Begrenzte Skalierbarkeit: Wachstum erfordert proportional mehr Verwaltungsaufwand

Die manuelle Verwaltung von Prüfprotokollen und Prüffristen bindet wertvolle Kapazitäten, die Sie stattdessen für mehr Prüfaufträge nutzen könnten. Zudem steigt mit wachsendem Kundenstamm die Gefahr, dass Prüffristen übersehen werden – was Ihre Kunden gefährdet und Ihren Ruf schädigt.

Die Lösung: SafePoint795 für Prüfdienstleister

SafePoint795 ist die digitale Komplettlösung für Prüfservice-Anbieter im Bereich Absturzsicherung. Die Software unterstützt Sie bei der Prüfung, Dokumentation und Verwaltung von Anschlageinrichtungen aller Art – von einzelnen Anschlagpunkten bis zu komplexen Seil- und Schienensystemen.

Vorteile für Ihren Prüfservice:

✓50% schneller: Dokumentation während der Prüfung, keine nachträgliche Übertragung
✓Automatische Prüffristen-Verwaltung: Erinnerungen und Tourenplanung nach Fälligkeit
✓Vollständige Historie: Alle früheren Prüfungen jederzeit einsehbar
✓Mobile Prüf-App: Tablet/Smartphone-optimiert für Prüfungen vor Ort
✓Foto-Dokumentation: Mängel direkt fotografieren und ins Protokoll integrieren
✓Automatische Berichte: Prüfberichte und Mängelübersichten per Knopfdruck
✓Kundenverwaltung: Alle Betreiber, Objekte und Anlagen zentral verwaltet
✓Rechtssichere Archivierung: Revisionssichere Speicherung aller Dokumente

Funktionen speziell für Prüfdienstleister

1. Mobile Prüf-App für die Inspektion vor Ort

Dokumentieren Sie Prüfungen direkt während der Inspektion auf Tablet oder Smartphone:

Anschlagpunkt über QR-Code, NFC-Tag oder Liste auswählen
Geführte Prüfung mit Checklisten (Sichtprüfung, Funktionsprüfung, Messprüfung)
Mängel mit vordefinierten Kategorien erfassen (geringfügig, erheblich, gefährlich)
Fotos direkt aufnehmen und dem Mangel zuordnen
Beurteilung und Empfehlungen dokumentieren
Offline-Modus für Prüfungen ohne Internetverbindung

Die App führt Sie durch alle erforderlichen Prüfschritte und stellt sicher, dass nichts vergessen wird.

2. Intelligente Prüffristen-Verwaltung

Behalten Sie den Überblick über tausende Prüftermine:

Automatische Berechnung des nächsten Prüftermins nach jeder Prüfung
Dashboard mit Übersicht über anstehende Prüfungen (nächste 30/60/90 Tage)
Erinnerungen per E-Mail an Sie und optional an Ihre Kunden
Filtermöglichkeiten nach Kunde, Objekt, Region, Prüfer
Tourenplanung: Anstehende Prüfungen nach Standort gruppieren
Historische Übersicht: Überfällige Prüfungen, geplante Prüfungen, abgeschlossene Prüfungen

Proaktive Prüftermin-Verwaltung sichert Folgeaufträge und verhindert Fristüberschreitungen.

3. Vollständige Prüfhistorie und Mängel-Tracking

Jeder Anschlagpunkt hat eine lückenlose Dokumentations-Historie:

Chronologische Übersicht aller durchgeführten Prüfungen
Entwicklung von Mängeln über mehrere Prüfzyklen nachvollziehbar
Status-Tracking: Wann wurde welcher Mangel behoben?
Vergleich mit Montageprotokoll und früheren Prüfprotokollen
Schneller Zugriff auf frühere Fotos und Messwerte

Bei wiederkehrenden Mängeln können Sie fundierte Empfehlungen zur Instandsetzung oder Austausch geben.

4. Automatische Prüfberichte und Mängel-Übersichten

Erstellen Sie professionelle Berichte mit wenigen Klicks:

Einzelne Prüfprotokolle als PDF (pro Anschlagpunkt)
Prüfberichte für gesamtes Objekt (alle Anschlagpunkte zusammengefasst)
Mängel-Übersichten nach Dringlichkeit sortiert
Vergleichsberichte (aktueller Stand vs. Vorjahr)
Anlagenverzeichnisse mit Prüfstatus aller Anschlagpunkte
Individualisierbar mit Ihrem Firmenlogo und Corporate Design

Professionelle Berichte stärken Ihr Image und erleichtern Ihren Kunden die Mängelbehebung.

5. Kunden- und Objektverwaltung

Organisieren Sie Ihre Prüftätigkeit effizient:

Kundendatenbank mit allen Betreibern
Hierarchische Objektstruktur (Kunde → Objekte → Anlagen → Anschlagpunkte)
Ansprechpartner und Kontaktdaten je Objekt
Zugriffsverwaltung: Optional Lesezugriff für Betreiber
Notizen und individuelle Prüfhinweise je Objekt
Vertragsverwaltung: Prüfintervalle, Rahmenverträge, Konditionen

Alle prüfungsrelevanten Informationen an einem Ort – für Sie und optional für Ihre Kunden.

6. Prüfer-Verwaltung und Qualifikationsnachweise

Verwalten Sie Ihr Prüfpersonal rechtskonform:

Prüferdatenbank mit Qualifikationsnachweisen
Dokumentation der Befähigung nach BetrSichV §2 Abs. 6
Ablaufdaten von Schulungen und Zertifikaten
Erinnerungen bei ablaufenden Qualifikationen
Zuordnung von Prüfern zu Prüfungen (wer hat wann wo geprüft)

Weisen Sie jederzeit nach, dass Ihre Prüfer qualifiziert sind – wichtig bei Audits und Haftungsfragen.

7. Statistiken und Auswertungen

Gewinnen Sie Einblicke in Ihre Prüftätigkeit:

Anzahl durchgeführter Prüfungen pro Monat/Quartal/Jahr
Mängelquote und typische Mängel
Durchschnittliche Prüfdauer
Auslastung der Prüfer
Umsatzübersicht nach Kunde/Objekt
Entwicklung des Kundenstamms

Datenbasierte Entscheidungen für Kapazitätsplanung, Preiskalkulation und Geschäftsentwicklung.

Typischer Prüf-Workflow mit SafePoint795

So nutzen Sie SafePoint795 effizient bei Ihrer täglichen Prüfarbeit:

Tourenplanung im Büro

Öffnen Sie das Dashboard und filtern Sie anstehende Prüfungen nach Region und Fälligkeit. Planen Sie Ihre Prüftouren effizient, indem Sie mehrere Objekte in der gleichen Gegend am selben Tag prüfen.

Vorbereitung der Prüfung

Synchronisieren Sie die relevanten Objekte auf Ihr Tablet/Smartphone. Sehen Sie sich vorab die früheren Prüfprotokolle an, um bekannte Problemstellen zu identifizieren.

Prüfung vor Ort durchführen

Öffnen Sie die mobile App und wählen Sie das Objekt. Für jeden Anschlagpunkt:

Anschlagpunkt über QR-Code/NFC scannen oder aus Liste wählen
Sichtprüfung durchführen und Checkliste abarbeiten
Mängel erfassen und fotografieren
Funktionsprüfung dokumentieren
Beurteilung und Empfehlung eingeben

Prüfbericht erstellen und übergeben

Nach Abschluss der Prüfung generieren Sie automatisch den Prüfbericht für das gesamte Objekt. Übergeben Sie den Bericht dem Betreiber digital oder als Ausdruck. Mängel werden nach Dringlichkeit sortiert dargestellt.

Synchronisation und Archivierung

Bei Internetverbindung werden alle Daten automatisch mit der Cloud synchronisiert und revisionssicher archiviert. Der nächste Prüftermin wird automatisch berechnet und Sie erhalten rechtzeitig eine Erinnerung.

✓

Fertig – Nächste Prüfung vorbereitet

Die Dokumentation ist abgeschlossen, Ihr Kunde hat den Bericht, und Sie haben bereits den Termin für die nächste Prüfung im System. Keine manuelle Nacharbeit erforderlich.

Produktivitätssteigerung und ROI

Die Investition in SafePoint795 zahlt sich durch massive Zeitersparnis und höhere Prüfkapazität aus:

Aspekt	Manuell / Excel	Mit SafePoint795	Ersparnis
Dokumentation pro Anschlagpunkt	10-15 Min. (Notizen + Übertragung)	Während Prüfung (0 Min. extra)	10-15 Min.
Prüfbericht erstellen	30-60 Min.	Automatisch	30-60 Min.
Prüffristen-Verwaltung (pro Monat)	3-5 Std.	Automatisch	3-5 Std./Monat
Suche nach früheren Protokollen	5-10 Min. pro Fall	Sofort verfügbar	5-10 Min.
Fehlerquote bei Übertragung	Ca. 5-10%	0%	Keine Korrekturen nötig

Beispielrechnung für einen mittelgroßen Prüfservice:

Geprüfte Anschlagpunkte pro Jahr: 2.000 Stück
Zeitersparnis pro Anschlagpunkt: 12 Minuten (Dokumentation + Berichterstellung)
Zusätzliche Ersparnis Verwaltung: 40 Stunden pro Jahr (Prüffristen, Suche, Korrektur)
Gesamte Zeitersparnis: 400 + 40 = 440 Stunden pro Jahr
Stundensatz Prüfer: 70 € (inkl. Lohnnebenkosten und Overhead)
→ Einsparung: 30.800 € pro Jahr

Zusätzlicher Nutzen: Höhere Prüfkapazität ohne zusätzliches Personal, weniger übersehene Prüffristen, professionelleres Auftreten, zufriedenere Kunden durch schnellere Berichterstattung.

Möglichkeit zur Kapazitätssteigerung:

Mit der eingesparten Zeit können Sie Ihre Prüfkapazität erheblich steigern:

440 gesparte Stunden entsprechen ca. 55 zusätzlichen Prüftagen
Bei durchschnittlich 25 Anschlagpunkten pro Tag = 1.375 zusätzliche Prüfungen möglich
Bei 30 € Preis pro Prüfung = 41.250 € zusätzlicher Umsatz

→ Kombination aus Kosteneinsparung (30.800 €) und Umsatzsteigerung (41.250 €) = über 70.000 € Mehrwert pro Jahr

Praxis-Beispiel: SafeCheck Prüfservice GmbH

Unternehmen: SafeCheck Prüfservice GmbH

Mitarbeiter: 8 Prüfer, 2 Verwaltungskräfte

Kundenstamm: ca. 150 Betreiber mit 800 Objekten

Geprüfte Anschlagpunkte: ca. 3.500 pro Jahr

Ausgangssituation:

SafeCheck verwaltete Prüffristen und Kundendaten in Excel-Tabellen. Prüfer notierten Prüfergebnisse handschriftlich auf Papier-Formularen. Im Büro wurden die Daten von Verwaltungskräften in Word-Vorlagen übertragen und als PDF-Protokolle an Kunden verschickt. Die Prüffristen-Verwaltung war fehleranfällig, mehrfach wurden Prüftermine übersehen. Die beiden Verwaltungskräfte waren hauptsächlich mit der Übertragung von Prüfdaten und der Erstellung von Berichten beschäftigt.

Herausforderungen:

✗Ca. 600 Stunden pro Jahr für manuelle Datenübertragung und Berichterstellung
✗Übersehene Prüffristen führten zu Kundenbeschwerden
✗Schwierige Skalierung: Mehr Aufträge = mehr Verwaltungsaufwand
✗Frühere Prüfprotokolle schwer auffindbar (Papierarchiv)

Ergebnis nach Einführung von SafePoint795:

✓Zeitersparnis: 600 Stunden pro Jahr (= ca. 42.000 € Personalkosteneinsparung)
✓Verwaltungseffizienz: Verwaltungskräfte konnten sich auf Kundenkommunikation und Akquise konzentrieren
✓Keine übersehenen Prüffristen: Automatische Erinnerungen für 100% der Prüftermine
✓Kapazitätssteigerung: 25% mehr Prüfaufträge mit gleichem Personal möglich
✓Kundenzufriedenheit: Prüfberichte sofort nach Prüfung verfügbar statt nach 3-5 Tagen
✓Neue Services: Angebot von Kundenportalen zur Einsicht in Prüfstatus

"SafePoint795 hat unseren Prüfservice transformiert. Wir haben die Verwaltungslast halbiert und können deutlich mehr Prüfungen durchführen. Unsere Kunden sind begeistert von der schnellen Berichterstattung und der digitalen Prüfhistorie. Die Investition hat sich in weniger als 6 Monaten amortisiert."

— Michael Weber, Geschäftsführer SafeCheck Prüfservice GmbH

Integration in Ihre bestehenden Prozesse

SafePoint795 lässt sich nahtlos in Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe integrieren:

✓ Import bestehender Daten

Übernehmen Sie Ihre vorhandenen Kundendaten, Objekte und Anschlagpunkte per Excel-Import oder manueller Erfassung. Scannen Sie QR-Codes von Bestandsdokumentation.

✓ Flexible Prüfintervalle

Konfigurieren Sie individuelle Prüfintervalle je Kunde oder Anlagentyp. Berücksichtigen Sie Sonderregelungen und abweichende Vereinbarungen.

✓ Multi-User-Fähigkeit

Mehrere Prüfer können gleichzeitig arbeiten. Jeder Prüfer hat sein eigenes Login und Zugriff auf seine zugewiesenen Objekte. Verwaltung und Geschäftsführung haben Gesamtüberblick.

✓ API und Schnittstellen

Optionale Integration mit Ihrer Warenwirtschaft, Buchhaltung oder CRM-System per API. Automatischer Datenaustausch spart weitere manuelle Arbeit.

Einfacher Einstieg für Ihren Prüfservice

Der Start mit SafePoint795 ist unkompliziert und erfordert keine technischen Vorkenntnisse:

Account anlegen und Firmendaten hinterlegen

Registrieren Sie sich online und hinterlegen Sie Ihre Firmendaten, Logo und individuelle Einstellungen.

Prüfer anlegen und qualifizieren

Legen Sie Ihre Prüfer mit Qualifikationsnachweisen an. Jeder Prüfer erhält sein eigenes Login.

Kunden und Objekte erfassen

Importieren Sie bestehende Kundendaten oder erfassen Sie Schritt für Schritt Ihre Objekte und Anschlagpunkte.

Mobile App auf Tablets installieren

Installieren Sie die SafePoint795 App auf den Tablets/Smartphones Ihrer Prüfer. Kurze Einweisung (ca. 30 Min.) genügt.

✓

Erste Prüfung durchführen

Starten Sie mit Ihrer ersten digitalen Prüfung. Erleben Sie sofort die Zeitersparnis und Effizienz.

Bereit für effizientere Prüfungen?

Testen Sie SafePoint795 30 Tage kostenlos. Überzeugen Sie sich selbst von der Zeitersparnis und dem professionelleren Auftreten gegenüber Ihren Kunden.

Kostenlose Demo anfordern Mehr über das Produkt

Häufige Fragen von Prüfdienstleistern

Welche Anforderungen muss ein Prüfprotokoll für Anschlagpunkte erfüllen?

Ein Prüfprotokoll muss nach DGUV Information 201-056 und BetrSichV folgende Angaben enthalten: Identifikation des Anschlagpunkts, Prüfdatum und nächster Prüftermin, Name und Qualifikation der prüfenden Person, durchgeführte Prüfungen und Messungen, festgestellte Mängel mit Klassifizierung, Beurteilung der Betriebssicherheit und Empfehlungen. Das Protokoll muss mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden.

Wie lange dauert die Prüfung eines Anschlagpunkts mit manueller Dokumentation?

Die eigentliche Sichtprüfung und Funktionsprüfung dauert ca. 5-10 Minuten pro Anschlagpunkt. Die manuelle Protokollierung (Daten aufschreiben, später ins System übertragen) nimmt zusätzlich 10-15 Minuten in Anspruch. Mit SafePoint795 dokumentieren Sie während der Prüfung und sparen die nachträgliche Übertragung komplett ein.

Kann die Software auch Prüffristen automatisch überwachen?

Ja, SafePoint795 verwaltet automatisch alle Prüffristen. Nach jeder Prüfung wird der nächste Prüftermin hinterlegt. Sie erhalten rechtzeitig Erinnerungen für anstehende Prüfungen und können Ihren Kunden proaktiv Prüftermine anbieten. Dies sichert Folgeaufträge und verhindert, dass Prüffristen überschritten werden.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit Betreibern und deren bestehender Dokumentation?

SafePoint795 kann bestehende Anschlagpunkt-Dokumentationen importieren oder neu anlegen. Bei der ersten Prüfung erfassen Sie die Stammdaten aus den Montageprotokollen. Bei Folgeprüfungen greifen Sie auf die vorhandenen Daten zurück und ergänzen nur das aktuelle Prüfprotokoll. Betreiber können optional Lesezugriff auf ihre Anlagen erhalten.

Welche Vorteile bietet die digitale Dokumentation gegenüber Papier-Protokollen?

Digitale Dokumentation bietet zahlreiche Vorteile: Keine doppelte Dateneingabe, zentrale Speicherung aller Prüfungen, automatische Prüffristen-Verwaltung, Foto-Dokumentation von Mängeln, revisionssichere Archivierung, einfacher Zugriff von überall, professionelles Auftreten, Zeitersparnis von 40-60% und deutlich reduzierte Fehlerquote durch automatische Plausibilitätsprüfungen.

Ihre nächsten Schritte

Machen Sie Ihren Prüfservice effizienter, profitabler und kundenfreundlicher:

📋

1. Demo anschauen

Sehen Sie SafePoint795 in Aktion und überzeugen Sie sich von den Prüf- und Verwaltungsfunktionen.

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2. Beratungsgespräch

Lassen Sie sich individuell beraten und kalkulieren Sie Ihren konkreten ROI.

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